第一回総会（年次総会）開催のお知らせ

貴下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。規約第23条1項に基づき、当ネットワークの年次総会を下記の通り開催いたします。つきましては皆様のご出席を賜りますようお願い申し上げます。なお、本総会は6月24日・25日に開催する「Youth, Development and Peace Japan 2006」のプログラムの一部として執り行います。

記

日　時：2006年6月24日9時30分開会　（「YDP Japan 2006」第一日目）
　　　　 2006年6月25日17時00分閉会　（「YDP Japan 2006」第二日目）

場　所：国立オリンピック記念青少年総合センター（「YDP Japan 2006」会場）

目　的：（１）次の議題の審議および承認
　　　　　　　 2005年度活動報告および会計報告の承認
　　　　　　　 役員の選任（任期：2006年7月1日から一年間）
　　　　　　　 2006年度事業計画の承認
　　　　 （２）その他、総会議決事項の審議および承認

その他連絡事項：

• 総会で議決権を行使できるのは、加盟団体の代表者に限られます。代表者以外が出席する場合には、代理を証明する書面が必要です（参照）。
• 総会を欠席する代表者は、議長に対し、委任状を提出してください（参照）。
• 総会の議決により議長が選任されるまでは、理事森江大吾が仮議長を務めます。なお、理事会として、総会議長に下記の者を推薦いたします。

　　　　　議長候補者　新田裕一

• 総会における役員の選任につきましては、別紙の通りです（参照）。
• その他、議事進行等の手続き等につきましては、あらためてご案内いたします。

以上

本件担当者連絡先：　理事/仮議長 森江大吾chairperson@ydpjapan.net

YDP Japan Network
理事 森江大吾

加盟団体を代表する権限を持たない方が議決権を行使する場合の書面について

（様式1「議決権行使承諾確認書」）

加盟団体は、その構成員の内より任意に一名の代表者を出席させることによって、議決権を行使することができます。但し、加盟団体を代表する権限を持たない方を出席させる場合には、その都度、代理権を証明する書面を議長に提出する必要があります（規約第26条3項）。

これは加盟団体の議決権行使が加盟団体の意思に基づくことを確保するための措置です（議決権を行使させるに足る構成員を出席させることができない場合は、委任状を提出して、総会を欠席することも選択できます）。

よって、各加盟団体の定款や規約の規定、通常使用している役職名等にかんがみて、加盟団体を代表するとみなすことができない出席者の方が総会において議決権を行使されることを予定している場合は、「議決権行使承諾確認書」（様式1）を記入し、6月11日までに仮議長・森江chairperson@ydpjapan.netまで送信してください。

なお、各団体から複数名がYDP Japan 2006に出席する場合でも、総会における代表者は一名ですので、参加者より一名を選んで「代表者」としてください。

総会を欠席する場合の委任状について

（様式2「総会議決権に関する委任状」）

規約第8条では、加盟団体の義務として総会に代表者を出席させることを定めています。但し、やむをえない事情で代表者を出席させられない場合には、議長に委任状を提出することで出席しているものとみなすことができます。なお、書面による議決権の行使、及び他の加盟団体への議決権の委任は認められません（規約第26条）。

よって、やむをえず加盟団体の代表者を出席させられない場合には、様式2「総会議決権に関する委任状」を記入し、6月11日までに仮議長・森江chairperson@ydpjapan.netまで送信してください。

役員選任について

役員選挙 公示

記

• 立候補する方は、6月10日（日）までに「立候補届」（様式3）を記入し、Microsoft Wordファイルを添付し、仮議長・森江chairperson@ydpjapan.netまで提出してください。
• 加盟団体に対しあらかじめ情報を提供し、総会における役員選任手続きを円滑に行うため、役員選挙立候補者には6月17日（日）までに「YDP Japan Networkの理念と展望」（様式5：後日候補者にお送りします）を提出していただきます。この資料は総会に先立ち、あらかじめ加盟団体に送付されます。

以上

併せて、総会における質疑応答を円滑にするため、各加盟団体にはあらかじめ質問事項の提出していただきます。これらの質問項目はあらかじめ立候補者にも通知されます。なお、時間の制約により、総会における新規の質問は受け付けられない可能性もありますので、ご注意ください。質問事項は6月21日までに仮議長・森江chairperson@ydpjapan.netまで、にメールにての提出していただきますようお願いいたします。

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