第二回総会(年次総会)開催のお知らせ

（2007 年5 月22 日 理事会決定）

貴下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。規約第23 条1 項に基づき、当ネットワークの年次総会を下記の通り開催いたします。つきましては皆様のご出席を賜りますようお願い申し上げます。なお、本総会は6 月22日・23日・24日に開催する「Youth, Development and Peace Japan2007」のプログラムでオフィシャル・プレナリとして執り行います。

記

その他連絡事項：
1.総会で議決権を行使できるのは、加盟団体の代表者に限られます。代表者以外が出席する場合には、代理を証明する書面が必要です（別紙a 参照）。
2.総会を欠席する代表者は、議長に対し、委任状を提出してください（別紙b 参照）。
3.総会の議決により議長が選任されるまでは、理事 新保孝尚が仮議長を務めます。なお、理事会として、総会議長に下記の者を推薦いたします。

議長候補者 小栗充博

4.総会における役員の選任や、議事進行等の手続き等につきましては、あらためてご案内いたします。

以上

本件担当者連絡先：　新保　孝尚　ydpj2007@ydpjapan.net

加盟団体を代表する権限を持たない方が議決権を行使する場合の書面について（「議決権行使承諾確認書」）

加盟団体は、その構成員の内より任意に一名の代表者を出席させることによって、議決権を行使することができます。但し、加盟団体を代表する権限を持たない方を出席させる場合には、その都度、代理権を証明する書面を議長に提出する必要があります（規約第26 条3 項）。

これは加盟団体の議決権行使が加盟団体の意思に基づくことを確保するための措置です（議決権を行使させるに足る構成員を出席させることができない場合は、委任状を提出して、総会を欠席することも選択できます）。

よって、各加盟団体の定款や規約の規定、通常使用している役職名等にかんがみて、加盟団体を代表するとみなすことができない出席者の方が総会において議決権を行使されることを予定している場合は、「議決権行使承諾確認書」を記入して頂くことになります。提出書類に関しては、また改めてご案内させて頂きます。

なお、各団体から複数名がYDP Japan 2007 に出席する場合でも、総会における代表者は一

名ですので、参加者より一名を選んで「代表者」としてください。

総会を欠席する場合の委任状について（「総会議決権に関する委任状」）

規約第8 条では、加盟団体の義務として総会に代表者を出席させることを定めています。但し、やむをえない事情で代表者を出席させられない場合には、議長に委任状を提出することで出席しているものとみなすことができます。なお、書面による議決権の行使、及び他の加盟団体への議決権の委任は認められません（規約第26 条）。

よって、やむをえず加盟団体の代表者を出席させられない場合には、「総会議決権に関する委任状」を記入して頂き、提出して頂くことになります。提出書類に関しては、また改めてご案内させて頂きます。